13 Nov Guía para hacer informes en Google Data Studio

¿Quién no quiere hacer un informe rápido, simple y personalizado? Esto es posible gracias a Google Data Studio o también conocido como Looker Studio.

El mundo de los datos cada vez está cogiendo más protagonismo en el mundo del marketing digital. Por ello, Google Data Studio nos abre una nueva dimensión de análisis de datos. A continuación, vamos a analizar esta herramienta de principio a fin.

¿Qué es Data Studio o Looker Studio?

Esta la podemos definir como una herramienta de datos de Google gratuita y a disposición de todos los usuarios. En Data Studio podemos hacer informes interactivos y personalizados que no podrás crear con ninguna otra opción.

Realmente es para hacer informes y de lo completa qué es nos permite analizar y ver la evolución de una web. Por lo que es muy útil tanto para un equipo de trabajo como para el cliente.

Por tanto, para responder a la pregunta qué es Google Data Studio, es una herramienta que ofrece informes profesionales y muy completos que avalan los datos de una web. Podrás disfrutar de una infinidad de opciones para la creación de informes e incluso te permite vincular con las diferentes herramientas de Google y con otras fuentes de datos.

Google Data Studio se convierte en Looker Studio

Ahora la empresa ha cambiado el nombre y pasa a ser Looker Studio desde el año 2022. Como bien ha afirmado la directora senior de Google, Kate Wright, “Looker es el nombre que usaremos cuando hablemos de nuestros productos de inteligencia comercial de Google Cloud, ya que reunimos Looker, Data Studio y las tecnologías principales de Google, como la inteligencia artificial y el aprendizaje automático”.

Google Data Studio fue lanzada en 2016 para la visualización y análisis de datos. No obstante, hasta nuestros días ha seguido agregando potentes funciones y mejoras de usabilidad hasta convertirse en una de las mejores herramientas gratuitas de Google.

Pasos para hacer un informe en Data Studio

Como te he comentado anteriormente, Google Data Studio es gratuito y no necesitas una apertura de una nueva cuenta. Es decir, con la cuenta que tengas de Google puedes hacer un informe. Lo ideal es que tengas con esa cuenta tengas acceso a Analytics o Google Adwords para poder realizar tu informe.

Crea tu primer dashboard en Data Studio

Si es tu primera vez con Data Studio, lo primero que vas a ver es un panel. Simplemente con hacer clic en el botón Crear informe llegarás a la siguiente pantalla que es la configuración de la cuenta.

En este paso te pedirá que introduzcas el país de residencia y tu nombre o el de tu empresa. Una vez completas tus datos, lo siguiente que te encontrarás es la configuración de notificaciones de correo electrónico, donde puedes escoger marcar sí a todo o ser selectivo en las opciones.

Una vez hayas aceptado todos los términos y condiciones, ya estás listo para conectar tu primera fuente de datos.

Establecer una fuente de datos

Lo principal antes de hacer un informe en Data Studio es crear una fuente de datos. En otras palabras, es conectar la fuente de donde sacarás los datos, ya sea Google Analytics, Google Adwords, Search Console u otras herramientas ajenas a Google.

La manera de hacerlo es muy sencilla, debes hacer clic sobre botón Crear, que lo encontrarás en la parte superior izquierda del menú.

Es importante tener la misma cuenta de correo electrónico para poder vincular las fuentes de datos y, como veremos más adelante, para combinarlas en los informes.

Empezamos a hacer el informe

Antes de comenzar cualquier informe y de conectar tu base de datos, Google Data Studio te ofrece una serie de plantillas gratuitas y accesibles en un solo clic. Además, en la galería tienes la posibilidad de elegir plantillas creadas y subidas por la comunidad. Algunas de ellas son realmente originales.

Formato y tamaño del lienzo

Antes de empezar a añadir nuestros gráficos debemos definir si queremos un informe en horizontal o vertical. Ambos son perfectamente válidos, pero debes tener en cuenta cómo quieres visualizar tus datos.

Te recomiendo que si quieres crear tu informe de Data Studio en formato horizontal el tamaño sea el estándar, es decir, 16:9 o 1.366 x 768. Mientras que en formato vertical sea 1.200 x 1.800.

Personalizar los colores de tu plantilla

Para personalizar los colores de tu plantilla con los de tu marca existen dos maneras:

• Personalizar el tema con los códigos de colores hexadecimal en HTML de forma manual.
• Personalizar el tema extrayendo los colores de una imagen o de tu logo.

Menú e interfaz de Data Studio

Podemos dividir el menú en dos secciones horizontales que agrupan las diferentes opciones. El menú superior es muy sencillo e intuitivo donde podemos destacar:

• Vista: para editar la visualización y cuadrícula de la plantilla.
• Insertar: contiene todas las posibilidades de gráficos.
• Recursos: para gestionar tus fuentes de datos, filtros y segmentos.

En el menú inferior destacamos:

• Añadir páginas a tu informe.
• Las funciones de volver atrás y adelante en tu edición, hasta 20 pasos hacia adelante o atrás.
• Añadir datos
• Añadir gráficos
• Componentes de visualizaciones comunitarias
• Añadir un control
• Inserción de URL
• Añadir imagen, texto, línea y forma
• Tema y diseño

Además de todas estas funciones, no debemos pasar por alto el botón de Compartir, ya que te permite diferentes opciones como:

• Invitar a otros usuarios a vere el informe o a editarlo
• Programar y personalizar el envío de forma puntual o recurrente
• Obtener enlace del informe para compartir como URL
• Insertar el informe en una web
• Descargar el informe en PDF

En cuanto al botón Ver te permitirá ir a la versión editable de tu informe y editarlo. Si vuelves a hacer clic sobre él sabrás cómo se ve tu informe. Este es importante para conocer cómo están quedando los cambios.

• Métrica
• Dimensiones
• Filtros
• Datos combinados

Por tanto, podríamos resumir Google Data Studio en sus tres funciones principales:

• Conectar o crear diferentes fuentes de datos en un solo informe.
• Diseñar informes personalizados haciendo visibles las métricas y KPI’s más importantes de forma sencilla y efectiva.
• Compartir esos informes de manera privada o pública, única o de manera periódica.

Por tanto, podríamos resumir Google Data Studio en sus tres funciones principales:

• Conectar o crear diferentes fuentes de datos en un solo informe
• Diseñar informes personalizados haciendo visibles las métricas y KPI’s más importantes de forma sencilla y efectiva.
• Compartir esos informes de manera privada o pública, única o de manera periódica.

Incluir una imagen o un logo

No cabe duda que esta opción es interesante para que tu informe de Data Studio sea atractivo. Para ello, debes hacer clic sobre la opción Subir imagen y se desplegarán dos opciones: subir del ordenador o por URL.

Te recomiendo que subas imágenes con una buena resolución para evitar que se vean pixeladas o borrosas. Ten en cuenta que si la imagen la optimizas, tu informe pesará menos.

También puedes incluir una imagen que sea el fondo de tu informe. Para ello, si tu informe mide 1.200 x 1.800, prepara una imagen de ese tamaño para que al subirla no se vea borrosa o pixelada.

Añadir textos y contexto

Los textos son un buen elemento para poner en contexto al usuario, es decir, te ayuda a explicar, dividir y clasificar los datos.

Para añadir texto solo tienes que ir al menú inferior y hacer clic en el icono del texto. Posteriormente, en el menú de la derecha podrás dar formato a tus textos. Tienes las opciones de cambiar el tamaño, la forma, el color, la transparencia y el estilo.

Los elementos interactivos para tu informe de Data Studio

Seguro que llevas tiempo pensando cuando vamos a añadir los gráficos, las tablas dinámicas y todos los elementos interactivos que te permite Data Studio. Estos harán que tus informes sean más visibles. Hasta ahora hemos añadido los elementos simples y es el momento de los elementos más complejos.

Métricas y dimensiones en Data Studio

Estas dos funciones, para mí, son las principales para entender cómo hacer un informe en Google Data Studio. Estas opciones las encontramos en la parte derecha de nuestro dashboard y es importante comprenderlas porque los datos dependen de estas dos

• Dimensión: es un dato cualitativo que representa un conjunto o propiedad. Las dimensiones son representadas como campos verdes. Ejemplos: país, ciudad, campaña, tipo de publicación, etc.
• Métrica: es un dato cuantitativo que representa el alcance o valor de una determinada muestra. Por ejemplo, el número de seguidores, impresiones, número de clics… En este caso, los campos se representan con el color azul.

Añadir controles a un informe

Los controles son elementos que permiten a los lectores interactuar rápidamente con los datos que se muestran en los informes de Data Studio. Tienen dos funciones principales: permiten a los lectores filtrar y cambiar los datos en el informe y, por otro lado, permiten conectar con otras fuentes de datos.

Puedes elegir entre 8 controles:

• Lista desplegable
• Lista de tamaño fijo
• Cuadro de entrada
• Filtro avanzado
• Control deslizante
• Casilla
• Filtro por período
• Control de datos

Añadir y editar gráficos

Antes de nada, tenemos que tener claro que todos los gráficos que nos ofrece Data Studio son editables y personalizables. Pero no todos representan lo mismo. Es decir, algunos gráficos pueden representar resaltar o contar de manera distinta los datos.

Por ello, es importante saber elegir que elemento visual es más efectivo para tus métricas. Escoger el elemento gráfico adecuado te ayuda a narrar, persuadir o señalar un problema o una tendencia en tus informes.

Tablas

Los primeros elementos que nos presenta Google Data Studio son las tablas. Estas son muy útiles para agrupar y ordenar datos cuantitativos y cualitativos. Entre los diferentes modelos podemos distinguir tres tipos:

• Tabla sin formato
• Tabla con barras
• Tabla con mapa de calor

Si te tuviese que recomendar una, te diría con mapa de calor ya que es la que mejor capacidad comunicativa tiene. Con ella puedes destacar aquellos datos relevantes para tu marca.

Gráficos de barras y columnas

Por otro lado, tenemos los gráficos de barras y columnas. Estos son muy útiles porque son fáciles de leer. No importa si lo usas de manera vertical u horizontal. También son editables en color, ancho, forma y dimensiones.

Hay 6 elementos en esta sección:

• Gráfico de columnas
• Gráfico de columnas apiladas
• Gráfico de columnas apiladas al 100%
• Gráfico de barras
• Gráfico de barras apiladas
• Gráfico de barras apiladas al 100%

Gráficos circulares y de anillos

Estos también los conocemos como gráficos de ‘quesito’ o ‘donut’. Mi consejo es que los uses con dimensiones y métricas como el género, la categoría del dispositivo o usuarios nuevos vs recurrentes.

Gráficos de mapas en los informes

Este tipo de gráficos le darán un toque más atractivo a tu informe de Data Studio. Probablemente a todos nos gusta incluir mapas en los informes para visualizar el alcance geográfico de un proyecto.

En este caso podemos diferenciar varios tipos:

• Mapa de burbujas
• Mapa coroplético
• Mapa geográfico

Los mapas son de carácter interactivo y reaccionan cuando el usuario pasa el cursor sobre el informe.

Además de estos gráficos, puedes encontrar más como líneas (también es muy útil), áreas, dispersión, entre otros. Pero los principales para tener un informe detallado son los que te he ido detallando.

Crear y aplicar filtros en Data Studio

Otra función realmente interesante son los filtros, ya que son muy fáciles de usar y te ayudan a reducir los datos y métricas que no son relevantes. ¡OJO! No he dicho que tengamos que ocultar datos que no nos interesen.

Por ejemplo, cuando queremos hacer visibles los datos de las ciudades, la métrica ‘Not set’ suele ser incómoda. Con la opción filtro la podemos ocultar, ya que no aporta nada.

Para poder aplicar un filtro debemos hacer clic en el apartado Datos del informe. Si bajas al final de la columna, encontrarás la opción Añadir filtro. En este caso, como queremos excluir, tenemos que decirle al filtro que excluya, en el campo añadimos Ciudad, todos los datos que contengan el texto ‘not set’.

Una vez hecho estos pasos, debemos guardar y veremos que el efecto es inmediato sobre el informe.

Combinar fuentes de datos en Data Studio

De forma predeterminada, Google Data Studio extrae datos de una única fuente. Pero, también te permite combinar fuentes con el famoso Blending Data, lo que nos da una mayor riqueza de datos en los gráficos y en los informes.

En otras palabras, podemos crear un informe con gráficos que muestren datos de diferentes fuentes y combinarlos para tener una comparativa y una perspectiva diferente. Podemos combinar datos de varias fuentes de dos formas:

• Añadiendo fuentes a un gráfico que ya hemos configurado.
• Creando un gráfico combinado a partir de una selección de gráficos.

Puedes combinar hasta un máximo de 4 fuentes diferentes y un máximo de 5 gráficos y tienen que tener al menos una dimensión común.

Consejos para usar Data Studio

Ya te habrás dado cuenta que soy un enamorado de esta herramienta. Pienso que es una herramienta increíble, intuitiva y fácil de manejar. Si vas indagando más sobre ella, te darás cuenta que puedes llegar al nivel que quieras y crear informes en Data Studio realmente fascinantes.

Cabe añadir que esta herramienta es una de las más nuevas de Google, esto significa que está en constante cambio y actualizaciones. Entre los consejos que te puedo dar, me gustaría destacar sobre todo que es necesario que conozcas bien el terreno de los datos para tomar decisiones importantes.

• Usa gráficos de resumen como las tarjetas de resultados para señalar fácilmente datos concretos.
• Dale un estilo a todos tus informes para que sea más atrayente para tu público.
• Comprime las imágenes de tus informes para que no pesen tanto y puedas compartirlos con facilidad.
• No ocultes datos o malos resultados a tu cliente.
• Usa los textos para contextualizar tus datos y tus informes.

Una cosa que debes tener clara al terminar esta guía de cómo usar Google Data Studio es que es una herramienta muy útil que te permite diversas funciones para contar historias con tus datos. Si te encargas de gestionar redes sociales, eres consultor SEO, haces publicidad en redes sociales o en Google, te recomiendo que empieces a utilizarla y le saques el mayor provecho.